PAYE ni nini?

PAYE ni mfumo wa kukusanya ushuru ambapo waajiri wanatakiwa kukatwa kodi kutoka kwa mapato ya ajira ya wafanyakazi wao na kutuma ushuru kwa Mamlaka ya Mapato ya Kenya.

Mapato ya Ajira Yanayotozwa Ushuru

• Mapato ya ajira yanayotozwa ushuru yanajumuisha, malipo yote ya pesa taslimu hata hivyo yamefafanuliwa na thamani ya faida zisizo za pesa taslimu (zinazozidi Ksh 3,000 kwa mwezi).

• Malipo ya pesa ni pamoja na; mshahara, mshahara, malipo ya wagonjwa, malipo ya likizo, ada, kamisheni, bonasi, malipo ya huduma, posho, ada ya mkurugenzi, muda wa ziada, pensheni, burudani na malipo mengine yoyote yanayopokelewa kuhusu ajira.

• Malipo yoyote ya ziada ya maili kwa mfanyakazi kulingana na viwango vilivyo juu kuliko viwango vya AA Kenya yatatozwa ushuru kwa mfanyakazi. Itaanza kutumika tarehe 1 Julai 2023.

• Ada za kiingilio na usajili wa klabu zitachukuliwa kama mapato yanayotozwa ushuru kwa kiwango ambacho gharama imeruhusiwa dhidi ya mapato ya mwajiri.

• Kushtakiwa kwa Wakazi na Wasio Wakaaji

• 1 Kodi Inayohesabiwa na Waajiri Pekee

Nani anapaswa kusajiliwa kwa mfumo wa PAYE?

Mtu yeyote anayelipa mishahara kwa mfanyakazi anatakiwa kujiandikisha kwa ajili ya wajibu wa PAYE, ambapo mhusika anatakiwa:

• Kukata kodi kwa malipo apatayo mfanyikazo au wafanyi kazi 

• Kulipa kodi iliyokatwa kwa mamlaka ya KRA

Viwango vya Kodi ya Mapato ya Mtu Binafsi

Kwa madhumuni ya kukokotoa PAYE, mwajiri anatakiwa kutumia Viwango vya Ushuru wa Mapato ya Mtu Binafsi (Bendi) vinavyoanzia 10% hadi 35% kulingana na Sheria ya Fedha ya 2023 kama ilivyoonyeshwa hapa chini (kuanzia 1).^st Julai 2023);

Kwa malipoo ya uzeeni viwangoi vipya ni vifuatazo   

Kwa mfano:

Unaweza pia kutumia Kikokotoo wa PAYE ili kubaini Kodi inayostahili kulipwa.

Tarehe ya Kulipwa ya PAYE

Waajiri wanatakiwa kukatwa kodi (PAYE) kutoka kwa mishahara ya wafanyikazi wao katika Viwango vya Ushuru wa Mapato ya Mtu Binafsi vilivyopo na kutuma pesa zinazokatwa kwa KRA kabla au kabla ya tarehe 9.^th siku ya mwezi uliofuata. 

Faida zisizo za pesa zinazotozwa kodi 

Mapato au Faida kutokana na ajira ambayo haijalipwa kwa fedha taslimu hutozwa kodi. Mapato au faida kama hizi

• Pale ambapo mfanyakazi anapewa gari na mwajiri wake e. faida ya gari
• Nufaiko la nyumba
• Mikopo yenye riba ya chini kuliko kiwango cha soko kilichopo
• Huduma za kaya - ikiwa ni pamoja na simu, umeme, maji, usalama, gharama za nyumbani zinazozidi kiwango kinachoruhusiwa cha Kshs 3,000 kwa kila
• Mchango wa pensheni unaolipwa na mwajiri asiye na kodi kwa mtu ambaye hajasajiliwa
• Mchango wa pensheni unaolipwa na mwajiri kwa mpango uliosajiliwa au ambao haujasajiliwa zaidi ya kiasi kinachoruhusiwa cha Kshs 20,000 au Kshs 240,000 kwa kila mtu.

Mapato ya Ajira hayatozwi kwa PAYE

• Milo inayotolewa na mwajiri hadi kiwango cha juu cha Ksh 4,000 kwa mwezi au 48,000 kwa mwaka.

• Usiku - nje ya 2,000 kwa siku

• Bima ya Matibabu unayolipiwa na mwajiri

• Kwa upande wa raia wasio Wakenya ambao wako nchini Kenya kumtumikia mwajiri pekee, matumizi ya njia kati ya Kenya na sehemu yoyote nje ya Kenya inayobebwa na

• Mchango wa malipo ya uzeeni unaotolewa na mwajiri, anayetozwa kodi, kwa mpango ambao umesajiliwa au haujasajiliwa uliopo kwenye kiwango ruhusiwa cha shilingi 20,000 kwa mwezi au 240,000 kwa mwaka

Mapunguzo yanayoruhusiwa

• Hivi ni viwango vinavyotolewa kwa malipo ya mfanyikazi ili kufikia kiasi kitakachotozwa kodi.

1. Kukatwa kwa Riba ya Rehani - Riba iliyolipwa kwa kiasi kilichokopwa kutoka kwa taasisi tano za kwanza za fedha zilizoainishwa katika Jedwali la nne la Sheria ya Kodi ya Mapato, ama kwa ajili ya ununuzi au uboreshaji wa majengo yanayokaliwa na mtu katika mwaka huo wa mapato kwa madhumuni ya makazi yanayokatwa dhidi ya mapato ya ajira, hadi kiwango cha juu cha Kshs 300,000/- kwa mwaka.
2. Michango ya pensheni ya mfanyakazi kwa mfuko wa pensheni uliosajiliwa - Makato yanayoruhusiwa ni ya kiwango cha juu cha Ksh 20,000 kwa mwezi

Unafuu wa Kodi

Unafuu wa Kibinafsi

• Usaidizi wa Kibinafsi umetolewa kwa mkazi
• Inakusudiwa kupunguza mzigo wa ushuru kwa

Kwa sasa imewekwa kwa Kshs 2,400 au Kshs 28,800 kwa mwaka

Unafuu wa kodi kwa mchango wa mfuko wa matibabu baada ya kustaafu

• Sheria ya Fedha, 2023 imeleta msamaha mpya wa kodi kwa hazina ya matibabu baada ya kustaafu. Usaidizi wa hazina ya matibabu baada ya kustaafu utakuwa 15% ya kiasi cha mchango unaolipwa au KES 60,000 pa chochote kilicho juu zaidi. Wef tarehe 1 Januari 2024

Unafuu Wa Kibima

• Msaada wa bima hutolewa kwa mfanyakazi ambaye amelipa malipo ya bima ya maisha au sera za afya au elimu kwa ajili yake mwenyewe, mke au mtoto wake.
• Unafuu hutolewa kwa 15% ya malipo yanayolipwa hadi kiwango cha juu cha Kshs 60,000 kwa mwaka.
• Kwa elimu na afya, sera ina muda wa ukomavu wa angalau miaka 10
• Kutoka 1^st Januari 2022, michango kwa Hazina ya Kitaifa ya Bima ya Hospitali (NHIF) inastahili kupata unafuu wa bima.

Sheria ya Ajira, 2007 (Affordable Housing Levy)

1. Kila mwajiriwa na mwajiri atalipa Ushuru wa Nyumba Nafuu kwa kiwango cha 1.5% ya jumla ya mshahara wa kila mwezi wa mfanyakazi;
2. Tuma kiasi kinachojumuisha malipo ya mfanyakazi na mwajiri ndani ya siku 9 za kazi baada ya mwisho wa mwezi ambao malipo yanadaiwa.

 Uwasilishaji wa Kurudisha kwa PAYE

• Mwishoni mwa mwezi mwajiri anatakiwa kuandaa orodha ya watumishi wote aliowakata kodi na kuwasilisha taarifa kwa Kamishna kupitia PAYE.
• Marejesho ya PAYE yanawasilishwa mtandaoni kupitia iTax https://itax.kra.go.ke.
• Ikiwa huna PAYE ya kutangaza, unatakiwa kuwasilisha hakuna
• Ingia kwenye iTax kra.go.ke ukitumia PIN na nenosiri lako la KRA, bofya kichupo cha Kurejesha na uchague chaguo la Kurejesha Faili.
• Chagua wajibu wa kodi kama Kodi ya Mapato - PAYE kisha ubofye
• Pakua fomu ya kurejesha ya Excel, jaza ipasavyo na ubofye 'KUHALALISHA' mwisho wa Malipo ya Kodi ya Laha N_.
• Mfumo utaunda faili iliyofungwa, ambayo inapatikana katika Nyaraka
• Ingia tena kwa wasifu wako wa iTax. Chini ya kichupo cha "Kurejesha", chagua "Rejesha faili", Pakia urejeshaji uliofungwa katika sehemu ya "Fomu ya Kupakia", Kubali Sheria na Masharti kwa kuashiria kisanduku tiki kisha ubofye.
• Utapokea risiti ya kukiri kuthibitisha uwasilishaji wa PAYE wako.

Utaratibu wa Hatua kwa Hatua wa Malipo ya PAYE.

• Ingia kwa iTax kwa kutumia PIN na nenosiri lako kupitia https://itax.kra.go.ke. 

• Bofya kwenye kichupo cha Malipo, chagua Malipo 

• Chagua kichwa cha Ushuru kama Mapato 

• Chagua Kichwa kidogo cha Kodi kama Kodi ya Mapato- 

• Chagua Aina ya Malipo kama Kujitathmini. 

• Chagua Kipindi cha Kodi

• Chagua dhima na ubofye Ongeza

• Chagua Njia ya Kulipa kama Njia Nyingine ya Malipo au RGTS

• Bonyeza kwenye kitufe cha kuwasilisha 

Mfumo utazalisha hati ya malipo, ambayo utapakua na kutumia kufanya malipo. Nakala ya hati ya malipo hutumwa kwa anwani ya barua pepe iliyosajiliwa ya walipa kodi. 

Fanya malipo kupitia mojawapo ya njia zifuatazo:- 

1. Benki kwa kutumia hati ya malipo inayotokana na mfumo. 

2. M-PESA kwa kutumia nambari ya Paybill 572572, Nambari ya Akaunti ni Nambari ya Usajili wa Malipo, weka kiasi, PIN ya MPESA, na ubonyeze Sawa ili kukamilisha malipo. 

3. Kadi ya Debiti/Mkopo: Jaza maelezo katika sehemu zilizowekwa alama ya nyota.

Adhabu

Tarehe ya mwisho ya kuwasilisha marejesho ya PAYE na malipo ya ushuru unaokatwa kutoka kwa wafanyikazi ni tarehe 9 mwezi unaofuata. Pale ambapo mwajiri hatazingatia tarehe za malipo, adhabu zifuatazo zitatumika:

i) Kuchelewa kuwasilisha 

• Kiwango cha juu cha 25% ya ushuru unaodaiwa au 10,000.

ii)Kuchelewa Malipo 

• Adhabu ya 5% ya kodi inayodaiwa; na 

• Riba ya malipo ya marehemu kwa riba ya 1% kwa mwezi au sehemu ya mwezi kwenye ushuru ambao haujalipwa hadi ushuru utakapolipwa.

iii) Adhabu kwa kushindwa kukata na akaunti kwa ajili ya kodi 25% ya Ushuru Unaohusika au Kshs. 10,000.00 chochote kilicho juu zaidi.